Zaman değerlidir.
Her şey bir su gibi akıp geçiyor, geride kalanlar tekrar geri gelmiyor. Zamanı yenileyemiyoruz, satın alamıyoruz. Bu sebeple yaşamımızda zamanın büyük değeri var. Yapılacak her iş için zaman gerekli. Zaman oldukça pahalı ve zamanın da bir planlaması olmalı.
Zaman konusu günlük yaşantımızı etkilediği için iyi yönetilmelidir. Zamanın önemini bilenler ve zaman planlaması yapmak isteyenler için zaman planlama seminerindendir bu notlar.
Şu soruları sorduğumuzda zamanın önemini daha iyi kavrayabiliyoruz.
Bir senenin değerini en iyi kim anlar? Sınıfta kalan bir öğrenci,
Bir haftanın değerini en iyi kim anlar? Haftalık bir derginin editörü,
Bir dakikanın değerini en iyi kim anlar? Treni kaçırmış bir yolcu,
Bir saniyenin değerini en iyi kim anlar? Bir kazayı kıl payı atlatmış kişi,
Bir milisaniyenin değerini en iyi kim anlar? Olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan atlet…
Günlük yaşamımızdaki birçok şey bizim farkına varmadan zamanımızı çalıyor. Bunlar; plansızlık, öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak, ertelemek, kendini gereğinden fazla işe adamak, acelecilik, kırtasiyecilik ve verimsiz okuma, zaman hırsızları, rutin ve gereksiz işler, hayır diyememek, gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar, kararsızlık, yetki verememek, dağınık masa ve büro düzeni.
Zaman konusundaki en büyük yanlışımız zaman planlamamızın olmaması ve yapılacak işlerimizi hep sonraya atmamızdır. Halbuki, dikkatli bir planlama iyi zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlama ile başlar ve en önemli aşamadır. Plan yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.
Zamanı iyi kullanmak adına iyi bir planlama yapılmalıdır. Planlamada da önemli olan öncelikleri belirlemek ve sıraya koymak gerekir. Hoşlandığımızı, çabuk bitecek olanı, kolay olanı, bildiğimizi, acele yapılanı, başkalarının isteğini; hoşlanmadığımızdan, uzun sürecek olandan, zor olandan, bilmediğimizden, önemli olandan, kendi seçtiğimizden şeklinde, güne yapılacak işler listesi hazırlayarak başlanmalıdır.
Planlama da günlük olduğu kadar, haftalık, aylık planlamalarda yapılmalıdır. Bu planlamalar bir ajandaya not edilmeli ve öncelik sıraları belirlenmelidir.
Erteleme alışkanlığı en önemli zaman tuzaklarından biridir. Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Erteleme kendinizi aldatmadır. Bir şey yapmamak ya da, önemsiz şeyler yaparak vakit harcamak asıl yapılması gerekenden uzaklaştırır. Erteleme yapmakla , bilinçaltımız isyan eder, kendimizi sürekli baskı altında hissederiz.
Ertelemecilikten nasıl kurtuluruz?
Kendimize neyi yapmanın önemli olduğunu sormakla birlikte işe hemen başlarız. Hoşlanmadığımız işi öncelikle yerine getirir, erteleme eğiliminde olduğumuz işi parçalara böler, işi bitirme zamanını saptarız. İşi bitirdiğimizde de kendimizi ödüllendiririz.
Gündemsiz ve verimsiz toplantılarda zamanımızı çalmaktadır. Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Problem, gündemi belirlenmeden yapılan, normal süresini aşan ve amacına ulaşmayan toplantılardan kaynaklanmaktadır. Bunlara dikkat edildiğinde, bizim değerli zamanımız kaybolmaz ve verimli bir zaman geçirmiş oluruz.
Bir diğer zaman öğütme ortamı dağınık masa ortamlarıdır. Çalışma ortamınızın dağınık olması yorgunluk, verimsizlik, baş edememe hissi, stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, ayrıca yaşamınızı kısıtlar. Böyle durumlarda; Çalışma yerimizi de evimiz kadar fonksiyonel düzenlemek, masamızı, geleni geçeni göremeyeceğimiz bir konumda yerleştiririz. Masalar arasına fiziki engeller koyarız.
Yan odalara, ya da atölyelere gereksiz ziyaretler yapmak da zamanımız alan bir diğer etkendir. Astımız veya üstümüzle görüşmelerimizde planlama yapmadan yapacağımız ziyaretlerde zamanımızı alacaktır. Böyle durumlarda görüşeceğimiz konu başlıklarını not alırız. Görüşme süresini ölçeriz. Rutin aradığımız kişilerin, uygun ve az meşgul oldukları saatleri belirleriz ve arayacağımız vakti daha önceden bildiririz.
Son olarak davetsiz misafirlerde değerli zamanımızı fazlasıyla alırlar. Onlarla da yapacağımız görüşmelerimizde; ciddi bir tutum, ve resmi bir ses tonu kullanımı, sandalyemizin ucuna oturup, bütün dikkatimizi ona verme, mümkünse belli bir zaman sınırı koymamız bu zamanımızın da verimli kullanılmasına katkı sağlayacaktır.
Zaman bizim için değerlidir. Çünkü bugünün işi bugüne fazlasıyla yetmektedir. Yarına bırakacağımız her iş bir dağ yığını gibi karşımıza çıkacak ve sonra altından kalkmakta güçlük çekeceğiz.. Bu sebeple bugün için zamanımızın değerini iyi bilelim ve kendimiz için iyi bir zaman planlaması yapalım.
