Hiç şirketinizin başına gelebilecek kötü şeyleri düşündünüz mü? Bazı krizler doğal afetler olabileceği gibi bazıları da insanların yaptığı kötülüklerden kaynaklanabilir. Kurumsal krizlerin pek çok nedeni olabilir. Doğa olayları, sağlık ve çevre konuları, teknoloji, piyasa koşulları nedeniyle bir şirketin en önemli varlıkları olan insan kaynakları, ünü ve mali durumu zarar görme riski altındadır.
Doğabilecek krizler için nereye baktığını tespit etmek yapılacak ilk adımdır. Doğabilecek sorunları tespit etmek için değişik insanlarla konuşarak, çok ilginç bilgilere ulaşabilirsiniz. Daha fazla veriye ulaşabilmeniz için, insanların özgürce konuşması gerekir. Yapılan uyarıların üst yönetim tarafından dikkate alınmadığı durumlarda çalışanlar pek bir şey söylemez.
Genellikle insanlar şirketlerini sarsabilecek olası krizler hakkında kafa yormaya başladığında, daha önce yaşamış oldukları veya duydukları krizleri düşünür. Halbuki asıl tehlike burada gizlenmektedir. Ian Mitroff ve Murat Alpaslan, bu sınırın ötesini görebilmek için çok garip bir yöntem önermişlerdir. Suikastçi kimliğine bürünmek. Yöntemlerini şöyle açıklıyorlar: “ Tepe yöneticilerinden, kendilerini suikastçı ya da terörist olarak görmelerini istiyoruz. Bu şekilde kendilerini kısıtlayan düşünce ve davranış kalıplarından sıyrılabilir ve şirketin ürünleri ve yöntemleri hakkında sahip oldukları özel bilgileri, şirkete karşı kullanıp olası risk kaynaklarını tespit edebilirler.”
İyi yöneticiler krizden sakınmayı gündelik iş haline getirmişlerdir. Bu aşamada; kritik öneme sahip birimlerden kaynaklanabilecek aksaklıkları, bu aksaklıkların meydana gelme olasılığını ve şirkete vereceği zararı tespit etmelerini isterler. Daha sonra hangi risklerden kaçınmanın kolay ve ucuz, hangilerinden sakınmanın zor ve pahalı olduğunu da bilmek isterler. Çünkü ancak bunlar ellerinde olduğu zaman, kaynak ve zamanı nasıl ve en iyi şekilde kullanabileceklerine karar verebilirler.
Yaklaşan kriz yangın gibi birden bire başlamaz. Küçük problemlerle başlar ve göz ardı edilirse büyürler. İşletmenizde erken uyarı işaretlerine dikkat etmelisiniz. Bunun için önceden hazırlanmış bir liste yoktur ama nelere dikkat etmeniz gerektiğiyle ilgili bazı şeyler söyleyebiliriz;
* Kısa sürede çok büyük başarı sağlayan çalışan,
* Gelirinden fazla harcayan çalışan,
* Kural ve ayrıntılara özen göstermeyen çalışanlar,
* İşlerini düzgün yapmayan yöneticiler.
Kriz ne olursa olsun, en azından bir şeyler yapmaya hazırlıklı olmamamız gerekir. Böyle durumlar için acil durum planlaması(ADP) yapmak gerekir. Yani, ADP kriz meydana gelmeden önce, kriz anında yapılabileceklere karar vermek ve yapılacakları sırasına göre düzenlemektir. Aşağıdaki adımları takip ederek siz de etkin bir acil durum planları geliştirebilirsiniz:
- Adım: Planlama ekibi kurun.
- Adım: Sorunun boyutunu belirleyin.
- Adım: Bir plan oluşturun.
- Adım: Planı sınayın.
- Adım: Planı devamlı güncelleyin.
Her acil durum planı mutlaka konuyla ilgili taraflara hitap edebilen bir iletişim planına sahip olmalıdır. Kurumunuzun içinde ve dışında, kimlerin krizden haberdar olması gerektiğine karar verin. Şirket içi iletişim, çalışanların moralini yükselttiği gibi, her ciddi krizde ortaya çıkan dedikodularında önünü kesmiş olur.
Gerçek bir durum ile karşılaşmadan önce, kriz ekibi oluşturmak herhangi bir krize karşı hazırlıklı olma konusunda atılmış önemli bir adımdır ama ekibi oluşturan kişilerin birlikte çalışmayı ve çabuk hareket etmeyi öğrenmek zorundadırlar. Bu nedenle bir çok kriz uzmanı, kriz yönetimi ekiplerinin becerilerini simülasyonlar ile geliştirmesini önermektedirler. Polis, itfaiye, havayolu pilotları ve acil servis çalışanları simülasyonlar ile becerilerini geliştirmektedirler.
Peki, önlemlerimize karşın bir krizle karşılaşırsak neler yapacağız? Şirketiniz bir krize maruz kaldığında, kendinizi acil sağlık görevlilerinin yerine koyun. Sorunu tespit edin ve sorunun daha da büyümesini engellemek ve durumu kontrol altına almak için ne yapılması gerekiyorsa onu yapın. Bu kriz yönetimi ekibinize, acil durum planını uygulayabilmek için zaman kazandıracaktır. Dikkat etmemeniz gereken kurallar;
- Kural: Çabuk ve kararlı davranın.
- Kural: Önceliğiniz insan olsun.
- Kural: Olay yerinde hazır bulunun.
- Devamlı iletişim halinde olun.
Kriz zamanlarında insanlar güçlü lidere gereksinim duyar. Bu nedenle komutanlar ön saflardaki sipere gider. Çabuk hareket etmek, devamlı bilgi toplamak, iletişimi arttırmak ve yaptıklarımızı kayıt altına almak çok önemlidir. Alınan kararların ve yapılanların kaydının tutulması, yaşanan olaylarda daha sonra ders çıkarılmasını sağlar.
Son olarak bahsetmeden geçmememiz gereken konu medya ile ilişkilerdir. Medyanın tek derdi birinci sayfa haberi bulmaktır. Onları hafife almayın ve ilişkileriniz hep kuvvetli olsun. Bir kriz olduğunda gerçeği doğru sözcüklerle anlatın.
Umarım konuştuklarımız, beklenmedik kötü olayların üstesinden gelebilmek için yapmamız gerekenler hakkında bir fikir sahibi olmanıza yardımcı olmuştur.
Saygılarımla.
